渋谷区円山町

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書類削減

書類の整理・ファイリングに於いて、まず大切な事は、書類削減ではないでしょうか?
いかに書類を廃棄できるか、それがファイリングの第一歩ではないかと考えます。
不要な書類まで、保存対象にしないように、書類の削減をする必要があります。

オフィスには、長年にわたり滞留している不要文書が存在していると思います。

そのような場合は、保管文書の50%を廃棄目標にすると良いかもしれません。
不要文書を徹底的に廃棄して、利用頻度は低いが、廃棄できない文書は、書庫室(または外部倉庫など)へ移管することをお勧めします。
そして、書類廃棄の基準としては、一過性の連絡文書、推敲を重ねる上で作成された書類(修正前の書類など)、コピーした書類、保存期間が過ぎた書類 、古いカタログなどです。

このような、基準をもとに、書類の整理を行い、書類削減される事が良いかと考えます。
但し、注意する事は、書類を破棄する事だけを考えすぎて、業務に必要な書類まで破棄しないようにすることだと思います。

このように書類の整理の際、書類削減は重要な事だと考えますが、業務に必要であれば必要以上に書類削減をせず、オフィス内のファイル基準に基づいて整理・管理していく事をお勧めします。

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